CONDO SAS · TRASPARENZA
Informativa privacy e cookie
Aggiornata il 14 ottobre 2026
Questa informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell’art. 122 del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003). Riguarda chi visita condosrl.it, ci scrive dal modulo di contatto, si registra all’area riservata o firma online l’accordo di riservatezza (NDA).
1. Titolare del trattamento
Il titolare è CONDO SAS, con sede in Via Francesco d’Assisi 55, 61032 Fano (PU), Italia.
Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati puoi contattarci su WhatsApp al referente Dott. Federico Api oppure per posta a CONDO SAS, Via Francesco d’Assisi 55, 61032 Fano (PU), Italia.
Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per il tipo di trattamenti svolti non è obbligatorio (art. 37 GDPR).
2. Quali dati trattiamo, perché e su quale base
Trattiamo solo i dati necessari alle finalità indicate. Le basi giuridiche sono: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste da te (art. 6.1.b GDPR), adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c) e nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio e alla tutela dei diritti (art. 6.1.f). Non usiamo i dati per marketing né per profilazione.
| Trattamento | Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|---|
| Modulo di contatto (citofono) | Nome, email, messaggio; facoltativi: studio, ruolo, numero di condomini gestiti | Rispondere alla richiesta, organizzare una presentazione | Misure precontrattuali su tua richiesta (6.1.b) | 24 mesi dalla ricezione, poi cancellazione automatica |
| Registrazione e account dell’area riservata | Nome, email, password conservata solo in forma di impronta (hash), stato dell’NDA e date di invio e verifica | Creare e gestire l’account, verificare l’abilitazione ai contenuti riservati | Esecuzione del contratto / misure precontrattuali (6.1.b) | Fino alla cancellazione dell’account, richiesta da te in qualsiasi momento o disposta da noi quando non è più necessario (verifica periodica almeno ogni 24 mesi) |
| Accesso con Google (facoltativo) | Nome, email verificata e identificativo dell’account Google | Registrarti o autenticarti senza una password dedicata | Esecuzione del contratto / misure precontrattuali (6.1.b) | Come l’account |
| Firma online dell’NDA | Dati del modulo (nome, studio, codice fiscale o partita IVA, ruolo, PEC, luogo), segno grafico della firma (immagine disegnata o nome digitato), codice OTP inviato via email (conservato solo come impronta per 10 minuti), indirizzo IP, browser (user agent), data e ora di verifica e di firma, codice di accesso e impronte SHA-256 del documento, riportati nel certificato di firma allegato al PDF; in alternativa, il PDF firmato che carichi | Concludere e documentare l’accordo di riservatezza, abilitare l’accesso ai contenuti riservati, inviarti copia del documento firmato | Esecuzione del contratto (6.1.b); prova dell’accordo e tutela dei diritti (6.1.f) | Per la durata dell’accordo e per 10 anni dalla sua cessazione (prescrizione ordinaria, art. 2946 c.c.) |
| Sicurezza e registri amministrativi | Registro delle operazioni amministrative (approvazioni, rifiuti, disattivazioni, con autore e data), contatori anti-abuso basati su indirizzo IP o su un’impronta dell’email, log tecnici del server privi di dati identificativi | Proteggere il servizio da abusi e accessi non autorizzati, dimostrare la correttezza delle operazioni | Legittimo interesse alla sicurezza (6.1.f); obbligo di misure di sicurezza adeguate (6.1.c, art. 32 GDPR) | Contatori: fino a 24 ore; registro amministrativo: per la durata dell’account o dell’NDA cui si riferisce; log dell’hosting: per i pochi giorni previsti dal fornitore |
| Cookie tecnico condo.sid | Identificativo casuale di sessione | Proteggere i moduli da richieste contraffatte (CSRF) e mantenere l’accesso all’area riservata | Legittimo interesse al funzionamento sicuro del sito (6.1.f); cookie strettamente necessario (art. 122 Codice privacy) | 7 giorni, rinnovati a ogni utilizzo |
Il conferimento dei dati è facoltativo, ma i campi obbligatori sono necessari per rispondere, creare l’account o firmare l’NDA: senza di essi non possiamo dare seguito alla richiesta. Non inserire nei moduli dati non necessari, in particolare dati relativi alla salute o altre categorie particolari.
Possiamo inoltre conservare o comunicare i dati quando lo impone la legge o un’autorità (art. 6.1.c) e per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 6.1.f), per il tempo strettamente necessario.
3. Firma elettronica dell’NDA
L’NDA online si firma con una firma elettronica semplice (art. 20 del Codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs. 82/2005, e art. 25 del Regolamento (UE) 910/2014, eIDAS): disegni o digiti la firma e la confermi con un codice monouso inviato alla tua email. Il PDF firmato include un certificato con i dati della firma ed è conservato con le impronte SHA-256 che consentono di verificarne l’integrità.
Dopo la firma ti inviamo una copia del PDF firmato per email e puoi scaricarla in qualsiasi momento dall’area riservata, finché l’account è attivo.
4. Chi riceve i dati
I dati sono trattati dal personale di CONDO SAS autorizzato e istruito (art. 29 GDPR) e dai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):
- Vercel Inc. (USA) — hosting del sito, esecuzione del server ed archiviazione dei file riservati (NDA firmati); le funzioni del server sono eseguite nell’area di Francoforte (UE).
- Neon Inc. (USA) — database PostgreSQL ospitato nella regione UE di Francoforte.
- Il fornitore del servizio di posta elettronica (SMTP) — invio delle email del servizio (codici di firma, copia dell’NDA, notifiche interne ai referenti di CONDO SAS).
Se scegli l’accesso con Google, Google LLC (e Google Ireland Ltd nell’UE) tratta i dati del tuo account come titolare autonomo, secondo la propria informativa privacy: CONDO SAS riceve solo nome, email verificata e identificativo dell’account, mai la password, e non accede a Gmail o Drive.
Se ci scrivi su WhatsApp, il servizio è fornito da WhatsApp Ireland Ltd come titolare autonomo, secondo la sua informativa.
I dati non sono diffusi né venduti. Possono essere comunicati ad autorità pubbliche solo quando previsto dalla legge.
5. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Database e funzioni del server si trovano nell’UE, ma alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti e possono accedere ai dati (ad esempio per assistenza o sicurezza). Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea sul Data Privacy Framework UE-USA (Decisione (UE) 2023/1795), per i fornitori certificati, e/o delle Clausole contrattuali standard approvate con la Decisione (UE) 2021/914, con le misure supplementari previste dai fornitori (ad esempio cifratura in transito e a riposo). Puoi chiederci copia delle garanzie adottate.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Richieste dal modulo di contatto: 24 mesi, poi sono cancellate automaticamente.
- Account dell’area riservata: fino alla cancellazione, richiesta da te in qualsiasi momento o disposta da noi quando non è più necessario (verifica periodica almeno ogni 24 mesi).
- NDA firmato e certificato di firma: per la durata dell’accordo e per 10 anni dalla sua cessazione (art. 2946 c.c.), anche se l’account viene chiuso prima.
- Codice di firma (OTP): 10 minuti, solo come impronta; i contatori anti-abuso dei codici: 24 ore.
- Sessione (cookie condo.sid): 7 giorni dall’ultimo utilizzo.
La disattivazione dell’account blocca l’accesso ma non cancella i dati: per la cancellazione scrivici. Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.
7. I tuoi diritti
Nei limiti previsti dagli artt. 15–22 GDPR puoi chiedere in qualsiasi momento:
- l’accesso ai tuoi dati e una copia degli stessi (art. 15);
- la rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);
- la cancellazione (art. 17), salvo i dati che dobbiamo conservare, come l’NDA firmato per il periodo indicato;
- la limitazione del trattamento (art. 18);
- la portabilità dei dati che ci hai fornito, in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20);
- di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla tua situazione particolare (art. 21).
Per esercitare i diritti contattaci su WhatsApp al referente Dott. Federico Api oppure per posta a CONDO SAS, Via Francesco d’Assisi 55, 61032 Fano (PU), Italia. Rispondiamo senza ritardo e comunque entro un mese (art. 12 GDPR); potremmo chiederti di confermare la tua identità.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR, garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiedi o lavori, oppure ricorrere all’autorità giudiziaria.
8. Nessuna decisione automatizzata
Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 22 GDPR): l’approvazione dell’accesso all’area riservata è sempre decisa da una persona di CONDO SAS.
Il servizio si rivolge a professionisti maggiorenni (amministratori di condominio, studi e operatori del settore) e non è destinato ai minori di 18 anni.
9. Sicurezza
Il sito usa solo connessioni cifrate (HTTPS). Le password sono conservate esclusivamente come impronta (hash bcrypt) e i codici di firma come impronta HMAC; l’accesso ai documenti riservati è limitato agli utenti abilitati e al personale autorizzato.
10. Cookie e memoria del browser
Il sito usa un solo cookie, tecnico e di prima parte. Non usiamo cookie o strumenti di analisi statistica, pubblicità o profilazione, né contenuti di terze parti che installino cookie: per questo non è richiesto il consenso (art. 122 Codice privacy e Linee guida del Garante sui cookie del 10 giugno 2021).
| Nome | Tipo | Finalità | Durata | Caratteristiche |
|---|---|---|---|---|
| condo.sid | Cookie tecnico di prima parte (condosrl.it) | Creato alla prima visita per proteggere i moduli da richieste contraffatte (token CSRF); dopo l’accesso mantiene la sessione dell’area riservata | 7 giorni, rinnovati a ogni utilizzo | HttpOnly, Secure, SameSite=Lax; contiene solo un identificativo casuale |
| condo.cookie-notice.v1 | Memoria locale del browser (localStorage), non inviata al server | Ricorda che hai chiuso l’avviso su cookie e privacy | 6 mesi | Contiene solo una data di scadenza, nessun dato personale |
Puoi cancellare cookie e memoria locale dalle impostazioni del browser; senza il cookie condo.sid non è possibile inviare i moduli né accedere all’area riservata. Aprendo collegamenti verso servizi esterni (WhatsApp, Google) si applicano le loro informative.
11. Modifiche
Potremo aggiornare questa informativa, ad esempio per nuove funzioni o modifiche normative. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in alto; le modifiche rilevanti sono segnalate sul sito.